Transcurridos ya más de 6 años desde la publicación de la Ley Orgánica 3/2018 cabe ya establecer una serie de pautas para su correcta aplicación en relación con la videovigilancia en el trabajo:
- La instalación de cámaras en los centros de trabajo debe estar justificada por razones legítimas, entendiendo por tales la protección de bienes, la prevención de delitos, la seguridad de las personas trabajadoras y el control del cumplimiento de sus obligaciones laborales, debe estar justificada por alguna de las razones legítimas anteriormente indicadas y debe ser proporcional, es decir, ser adecuada y no excesiva o innecesaria, y que no exista otra medida menos invasiva que pueda ser igualmente efectiva para la misma finalidad.
- Además de colocar la cartelería visible que indique la presencia de cámaras de videovigilancia las empresas deben informar, con carácter previo, a su personal y a sus representantes legales, de manera expresa, clara y concisa, sobre su instalación, su ubicación, la finalidad de la vigilancia, la identidad del/la responsable del tratamiento, y los datos de contacto para el ejercicio de derechos. Asimismo, las empresas deben dotarse de una política de privacidad que cumpla con los requisitos exigidos por el Reglamento (UE) 2016/679 General de Protección de Datos. Cuando existan sospechas fundadas sobre la posible comisión de un ilícito penal, laboral o administrativo, en casos muy concretos que deben analizarse, puede llegar a ser válida la prueba obtenida sin el cumplimiento total de la obligación de información, y si se ha captado la comisión flagrante de un acto ilícito se entiende cumplido el deber de informar cuando al menos exista la cartelería citada.
- Como no podría ser de otra manera, el art. 89.2 de la Ley Orgánica 3/2028 prohíbe terminantemente la instalación de sistemas de videovigilancia en lugares destinados al descanso de las personas trabajadoras, tales como vestuarios, aseos, comedores y análogos.
- La grabación de sonidos está generalmente prohibida salvo que resulten relevantes los riesgos para la seguridad de las instalaciones, bienes y personas derivados de la actividad que se desarrolle en el centro de trabajo, y siempre respetando los principios de proporcionalidad, de intervención mínima, y las garantías expuestas anteriormente.
- Las imágenes captadas deben ser utilizadas exclusivamente para la finalidad para la que fueron recogidas y bajo ningún concepto para otros fines, y pueden ser conservadas por un plazo máximo de un mes desde su captación, salvo que sean necesarias para acreditar la comisión de actos que atenten contra la integridad de personas, bienes o instalaciones. En tal caso, de conformidad con lo dispuesto en el art. 23 de la repetida Ley Orgánica 3/2018 las grabaciones deberán ser puestas a disposición de la autoridad competente en un plazo máximo de 72 dos horas desde que se hubiera tenido conocimiento de la existencia de la grabación.
Finalmente añadir que, si el sistema de grabación dispone de algún sistema de inteligencia artificial, debe también comprobarse si pudiera ser de aplicación alguna prohibición de las establecidas en el Reglamento 2024/1689 de inteligencia Artificial o debe cumplirse alguna otra obligación concreta adicional.