Las Organizaciones deben adaptar sus procesos y tecnología para gestionar correctamente la información personal de sus trabajadores antes de la entrada en vigor del reglamento comunitario de protección de datos. Aunque gran parte de los esfuerzos están centrados en recabar o ratificar el consentimiento de sus clientes para poder seguir utilizando las bases de datos, no puede obviarse que la nueva normativa también afecta, y mucho, desde el punto de vista de los trabajadores.
Es fundamental impartir una adecuada y actualizada formación sobre la materia a la plantilla en la que explicar, por ejemplo, qué hacer si un empleado detecta una brecha de seguridad en materia de privacidad, o generar la cultura de que cada trabajador es responsable de que otras personas no vean o utilicen los datos que maneja, de modo que no debe dejar a la vista un contrato de un cliente o, simplemente, una tarjeta de visita de otra persona.
Hay departamentos que a priori concentran un mayor riesgo por la tipología de la información que manejan, como son los de marketing y comercial, en los que habrá que revisar todos los procesos y, muy especialmente también los de recursos humanos debido a la gran cantidad de datos personales de los propios trabajadores de los que disponen.
Así, no es raro encontrarse Organizaciones que utilizan fotografías en las tarjetas de acceso al edificio o las usan en sus páginas web para que los clientes conozcan a su plantilla. ¿Permite el nuevo reglamento de protección de datos este tipo de prácticas? La casuística es muy variada y no sólo se rige por el nuevo RGPD. Aunque debe valorarse cada caso independientemente, a grandes rasgos los expertos concluyen que cuando la actividad tiene un fin comercial hay que ser muy exigente y recabar la autorización de todos los implicados. Por ejemplo, en las tarjetas de acceso al edificio, al considerarse que incluir la fotografía del trabajador es una cuestión de seguridad, no hace falta su permiso. Sin embargo, sí sería necesario para poder utilizar su imagen en la web o en unos folletos corporativos.