La empresa debe informar fehacientemente a sus trabajadores/as que se reserva el derecho a verificar el correcto funcionamiento de las herramientas electrónicas puestas a su disposición para el desempeño de su trabajo, por lo que para evitar futuros conflictos o acusaciones de vulneración de derechos de intimidad y privacidad resulta conveniente establecer y difundir una política o normativa interna de uso de tales dispositivos, estableciendo con total claridad si se permite o no algún uso personal de ellos o si deben utilizarse única y exclusivamente para fines profesionales, así como que podrá llevar a cabo controles para su verificación, y advertir de las eventuales consecuencias disciplinarias en caso de incumplimiento.
El control para verificación del uso adecuado del ordenador debe cumplir el triple juicio de proporcionalidad jurisprudencialmente definido bajo las siguientes premisas:
- Debe existir una razón legítima (pruebas de bajo rendimiento, incumplimiento de órdenes empresariales…) y constancia fehaciente de que la empresa había comunicado previamente a las personas trabajadoras la posibilidad de llevar a cabo ese tipo de verificaciones sobre el correcto uso del ordenador.
- En base al criterio de proporcionalidad debe accederse sólo a la información necesaria para corroborar las sospechas, sin entrar en carpetas personales.
- No acceder sin autorización de la persona trabajadora si se observa el uso por parte de ésta de una nube personal o si tiene abierto el e-mail particular.